Makthavare.se tipsar om hur organisationer och företag får ut maximalt av Almedalsveckan, och vilka fallgropar som enkelt kan undvikas.
Blir Almedalsveckan allt mer professionaliserad? Ja och nej. De stora organisationerna och återkommande arrangörerna är ett väloljat maskineri, med allt från lokaler till upplägg klart många månader, ibland till och med år i förväg. Bokningarna på både hotellrum och konferensrum måste göras i otroligt god tid. De flesta hotell släpper bokningslistorna tre år i förväg. Var ska du sova 2015?
Samtidigt har Almedalsveckan, i takt med att allt fler upplever att ”alla måste åka dit”, blivit en marknad för glada amatörer. Några flygblad och ett rum med lite stolar i, så har du ditt seminarium. Ibland lockar det rentav besökare som inte är medlemmar i arrangörsorganisationen. I annat fall blir det en trevlig samling för dem som åkt dit, och naturligtvis också ett skäl att faktiskt åka.
Hur man än lägger upp sin närvaro måste den dock i någon mån baseras på en lönsamhetskalkyl. Styrelsen, medlemskåren eller ägarna vill ha pang för pengarna. Makthavare.se vill därför, i all vänlighet, rekommendera att du undviker följande fallgropar:
- Slentrianexklusivitet per e-post
Du betalar din PR-byrå tusentals kronor för hjälp med middags- eller seminarieinbjudan till noggrant utvalda intressenter och journalister. PR-byrån pallar inte ens sätta en junior på att ringa, så de mejlar folk istället. ”Hej XX” överst i ett e-postmeddelande signalerar dock inte exklusivitet, bara lättja. Vill du bjuda brett, gör det. Vill du få folk att känna sig utvalda, ring dem istället.
- Överdimensionerade konferenslokaler
Det finns inget tristare än en halvtom sal. Samtidigt får många arrangörer finna sig i att ta de lokaler de kan få. Genom att minska antalet stolar i lokalen kan du dock enkelt se till att den upplevs som luftig snarare än halvtom.
- Rapporten som försvinner i mängden
Ni har gjort en riktigt intressant undersökning, men alla journalister pratar om vad Juholt beställer på Vinäger. Det kommer tio personer till ert seminarium, och både tid, kraft och pengar känns förgäves. Det behöver de inte alls vara. Du är på plats, du har din rapport och på Gotlands kommuns hemsida finns en lista på samtliga ackrediterade journalister. Välj ut en eller ett par som faktiskt verkar syssla med det din rapport handlar om, och ring och fråga om hon vill ta en snabb kaffe. Har journalisten inte tid? Fråga om du ska skicka rapporten till redaktionen, och i så fall kan du kanske få höra av dig efter Almedalsveckan? Efter Visby kommer sommartorkan.
- Jaga pressklipp i Visby
Rent generellt är det ett stort misstag att åka till Visby och jaga media. Det är betydligt billigare, och mer effektivt, att lägga samma mängd resurser och påhittighet på att få uppmärksamhet efter Almedalsveckan. De enda som kan räkna med pressklipp den här veckan är partierna. Men om du trots allt tänker jaga: jaga smalt, välj bytet noggrant, och satsa på en person som du vet borde vara intresserad av just din fråga.
- Gapa över mycket
Om du är helt och hållet ärlig mot dig själv – hur intressant är din fråga egentligen? Är den tillräckligt intressant för att 50 personer ska sitta och lyssna i två timmar, när det är åtminstone 25 grader ute och finns över hundra sorters glass att välja mellan vid hamnen? Nej, förmodligen inte. Korta ned, eller byt format. Känns det för sent? Det är det inte. Ditt seminarium kanske måste börja när det börjar, men kapa en halvtimme. Då slipper dina paneldeltagare se publiken börja smyga sig ut innan de ens inlett frågestunden.
- Sätta allt hopp till det spontana
Hoppas du stöta ihop med just de politiker du vill träffa? De första åren funkade det faktiskt, men i takt med att veckan växt och politikerbevakningen blivit mer närgången har de förbokade mötena blivit allt viktigare. Visst kommer du träffa många intressanta personer i baren, men du behöver boka upp åtminstone några möten för att få ut max av Almedalsveckan.
- Umgås med dina egna
Om du åker till Almedalsveckan för att marknadsföra en fråga eller en organisation kan du inte lägga all tid på att umgås med dem som åkt dit för att marknadsföra samma fråga eller organisation. Du måste träffa nytt folk. Känns det jobbigt? Gå på ett par seminarier, ställ några publikfrågor. Då interagerar du åtminstone. Upplever du att det finns utrymme för ytterligare dialog blir det dessutom enklare att fortsätta prata efteråt. Dessutom: de allra flesta du stöter på har också åkt till Visby för att träffa nya människor och lära sig nya frågor. Det är själva Almedalsveckans format.
Sammanfattningsvis: tänk smart, inte stort. Våga prata med nya människor. Om er plan inte funkar på plats, var spontan. Och kom ihåg: packa platta skor med mjuka sulor. Femte gången du promenerar upp eller ner för Hästgatan kommer du tacka för det tipset.
